구글 킵, 캘린더, 태스크 업무관리 프로세스 (PC, 모바일)

본격적으로 기획 작업에 들어가기 전, 효율적으로 일을 진행하기 위해 업무관리 프로세스를 만들기로 했습니다. 구글 킵, 캘린더, 태스크는 윈도우와 맥, 안드로이드와 아이폰 모두 지원하기 때문에 환경에 상관없이 편하게 사용할 수 있습니다.

 

이 글에서 할 이야기

 

• 아이폰 미리 알림 후기
• 마이크로소프트 To do +아웃룩 후기
• 돌고 돌아 구글로
• 우연히 얻어걸린 캘린더 위젯
• 완성된 업무 프로세스
• 구글 킵, 캘린더 PC에서 앱처럼 쓰기

 

 

 

 

-아이폰 미리 알림 후기

발단은 기획서에 필요한 해야할 일들을 정리하다가 생겼습니다. 해야 할 일을 아이폰 기본 어플인 미리 알림 어플을 이용해 분야를 나누고 할 일을 적어, 위젯으로 띄워 보았습니다. 디자인은 마음에 들었지만 pc에서는 볼 수가 없어 포기하고 다른 pc, 모바일 연동이 가능한 To do앱을 알아보았습니다.

 

 

 

 

-마이크로소프트 To do +아웃룩 후기

처음 알아본 것은 마이크로소프트 To do였습니다. 컴퓨터에서 마이크로소프트 스토어에 들어가서 무료로 다운받아 이용할 수 있었습니다. 위젯 디자인은 미리 알림보다 예쁘진 않았지만, pc와 연동이 된다는 점이 만족스러웠습니다.

그런데.. 할일을 분류해서 나열만 하니까 전체적인 흐름을 볼 수 없었습니다. 일정관리도 같이 해야 할 필요성을 느낀 것이죠. 아웃룩으로 연동이 가능하다고 해서 깔아봤지만 연동도 굉장히 번거롭고, 인터페이스가 편하지 않았습니다. 더군다나 오피스 365를 쿠팡에서 구매했는데 중요한 내 데이터가 혹시 날아갈 불안에 마이크로소프트도 안녕.. 함께 쓰려고 설치한 원노트도 한글 첫 글자를 씹어먹는 버그가 있어 더욱 바이 바이입니다. (워드와 엑셀 열 때만 쓰겠군요)

 

 

 

-돌고 돌아 구글로

구글 킵은 예전부터 가끔 생각이나 메모를 적어두곤 했었고, 구글 캘린더도 백업이 되는건지 모르겠는 아이폰 기본 캘린더 대신 사용하고 있었습니다. 

보니까 구글 태스크라는 할일 목록 앱이 있더군요. 이 3가지를 잘 조합하면 백업 걱정 없고 pc, 모바일 실시간 동기화가 되는 프로세스를 얻을 수 있을 듯합니다.

 

 

 

-우연히 얻어걸린 캘린더 위젯

마이크로소프트를 테스트하는 과정에서 캘린더를 지웠다가, 쓰던 어플이라 다시 받으니 업데이트가 되어 한국 공휴일과 위젯 기능이 추가되었더군요! 구글 태스크와 연동도 되기 때문에, 태스크를 따로 위젯을 띄우지 않고 캘린더 위젯만 띄우면 그날 일정 목록에서 태스크로 입력한 내용도 확인할 수 있었습니다. 단 한 가지 아쉬움이 있다면, 태스크는 라벨 색을 태스크 전체 항목에 대해서만 바꿀 수 있다는 점입니다. 그래서 캘린더로 주요 흐름을 라벨 색을 이용해 작성하고, 태스크는 그 일정 내에 해야 할 세부 요소들로 작성하기로 했습니다. 

 

 

-완성된 업무 프로세스

 

먼저 모바일에서는 이렇게 사용하고 있습니다. 위젯을 통해 확인하고, 앱을 켜서 바로 원고쓰기, 할 일 쓰기, 일정 관리가 가능합니다. 캘린더에 태스크 내용이 나오므로, 위젯만 띄우면 태스크는 위젯으로 할 필요가 없습니다. 

 

(모바일 - 완성된 업무 프로세스)

 

 

 

1. 킵= 대전제, 기록, 원고, 메모

 

(구글 킵 캡쳐)

 

 

킵을 원고 작성용으로 선택한 이유

• 티스토리 앱은 작성시 다크 모드를 지원하지 않는데 킵은 지원합니다.
• 노트 기록하는 공간, 원고 작성 공간, 메모 공간 등 라벨 지정이 가능합니다.
• 가볍고 빠르기 때문에 생각날 때 앱 또는 위젯을 통해 빠르게 글을 쓸 수 있습니다.
• 완성된 원고는 보관처리를 해서, 자연스레 작성중 원고와 완성 원고가 그룹핑이 됩니다.

 

 

아쉬운 점은 서식이지만 티스토리만의 서식이기에 불가피해 보입니다.

• 티스토리에 원고 내용을 붙여 넣을 때 서식 편집이 필요합니다.

 

 

 

 

2. 캘린더 = 기간 내 목표

(구글 캘린더 캡쳐)

캘린더에서 중요하고 큰 범위의 일정을 잡습니다. 매주 월요일 아침에 그 주에 할 일을 적어놓으면 매일 뭘 해야 할지 고민할 필요 없을 것입니다. 색상으로 라벨링을 할 수 있기 때문에, 급한 일과 중요한 일 등으로 구분하기도 좋습니다. 또한 오른쪽 사이드바에 킵과 태스크가 있어, 참고하면서 전체 일정을 잡기 좋습니다.

 

 

 

 

3. 태스크 = 세부 실행목록, 할 일의 그룹화

(구글 태스크 카테고리 캡쳐)

 

 

(구글 태스크 할 일 목록 캡쳐)

 

 

 

 

구글 캘린더에서 '할 일'로 이벤트를 생성하거나, 구글 캘린더 오른쪽 사이드바의 태스크에서 세부적인(기간 내 목표의 실행 목록에 해당하는, 단편적인 일) 할 일을 적습니다. 당장 할 일은 아니라고 해도, 그룹 별로 해야 할 일을 미리 써 둘 수 있습니다. 

-구글 킵, 캘린더 PC에서 앱처럼 쓰기

그런데 크롬 창에서 킵과 캘린더를 띄우니, 다른 창과 구별되지 않아 불편하더군요. 때문에 구글 킵과 캘린더를 앱처럼 독립된 창으로 띄우고, 작업표시줄에 아이콘으로 두고 켜는 방법을 알려드리겠습니다. (기존 크롬 아이콘과 구별됩니다)

 

(작업표시줄에 추가한 모습)

 

1. 킵 또는 캘린더 페이지로 이동합니다.
2. 크롬 상단 바 맨 오른쪽의 점 세 개를 클릭합니다.
3. 도구 더보기 - 바로가기 만들기를 선택합니다.
4. 창으로 열기 항목에 체크하고, 만들기를 누릅니다.
5. 바탕화면에 생성된 바로가기 아이콘을 작업표시줄로 드래그합니다.

 

그러면 구글 킵과 구글 캘린더를 앱처럼 사용할 수 있습니다. 게다가 기본적으로는 크롬에서 구동되기 때문에, Dart Reader와 같은 확장 프로그램도 똑같이 적용할 수 있습니다. G메일도 매번 크롬을 켠 후 메일을 누르기 번거롭기 때문에, 마찬가지로 바로가기를 만들어서 작업표시줄에 추가하였습니다.

 

 

 

 

이번 포스팅에서는 본격적인 기획 프로세스를 진행하기 전에, 어떤 프로세스로 일처리를 할지 구글 앱을 통해 알아보았습니다. 일의 중요도와 소요시간 등 에 따른 우선순위를 정하고, 기간 내 큰 목표와 그에 따른 세부 실행 목록을 실행하면 효과적인 업무 관리가 될 것으로 기대합니다. 다음 포스팅에서는 기획을 하려면 어떠한 절차(흐름)로 분석하면 좋을지 기획 프로세스에 대해 정리해보겠습니다. 수고하셨습니다.